1. El concepto de proveedor.
Según la Real Academia Española de la lengua, la define como "una persona o una empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc."
De todo lo necesario, es lo que normalmente asociamos con existencias (pueden ser materias primas, productos semiterminados o productos terminados/mercaderias)
2. Tipos de proveedores
2.1. Diferencia entre compras y aprovisionamiento.
Se suele confundir la compra con el aprovisionamiento, pero debemos saber que este último abarca también el proceso de compra, las operaciones de gestión de la mercancía y su almacenamiento.
Los objetivos de ambos son distintos: primero, la gestión de compras busca proveedores competitivos; compra materiales de calidad; negocia condiciones, cierra tratos; homologa proveedores; y controla la calidad del producto.
Por otro lado, los objetivos de la gestión de aprovisionamiento son: calcula las necesidades de ese producto; minimiza la inversión; y establece un sistema de información eficiente.
2.2 Clasificación de las compras.
Las compras se clasifican en tres criterios: según la dinámica de la actividad; según el producto; y según el servicio.
Comencemos según el criterio de la dinámica:
Ahora describiré cada producto según esta matriz:
1. Productos rutinarios: Productos con bajo impacto económico y escaso riesgo de suministro. Normalmente la estrategia que se sigue con estos productos es reducir las referencias y descentralizar las compras
2. Productos cuello de botella: Tienen escaso Impacto económico en los resultados, pero son importantes en el proceso productivo y cuentan con pocos proveedores. La estrategia es garantizar el suministro.
3. Productos Palanca o Apalancados: Productos con alto impacto en el proceso productivo de la empresa y con una oferta en el mercado. La estrategia se basa en manejar alternativas para conseguir buenos precios.
4. Productos estratégicos: Productos cruciales para el desempeño de la actividad de la empresa, con alto impacto en los resultados y elevada complejidad en su suministro. Conviene planificar con detalle la estrategia de compras y plantearse asociaciones para asegurar su abastecimiento a largo plazo.
3. Búsqueda de proveedores
3.1. Solicitud de ofertas.
El primer contacto que entabla una empresa con un proveedor suele ser para solicitar información y precios de los productos o servicios que necesita. Esto se puede hacer de diferentes maneras:
3.2 Medios de solicitud de ofertas.
Gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, las empresas pueden reducir el proceso de búsqueda de proveedores a unas horas para conseguir la oferta óptima o el contacto correcto.
Estos son:
4. Selección y evaluación de proveedores
El departamento de compras, antes de iniciar la selección de proveedores, debe considerar la información de los distintos departamentos de la empresa involucrados en esta decisión.
Una vez analizada toda esta información, se establecen los criterios de selección que regirán la toma de decisiones.
4.1 Criterios de selección
La empresa debe establecer una serie de factores en orden de importancia para tomar la mejor decisión y asumir el menor riesgo posible.
Factores como el precio, los descuentos, los gastos de transporte, el plazo de entrega, el plazo de pago, calidad de los productos y el nivel de solvencia.
a. La empresa debe tener baremos de importancia de unos criterios sobre otros. Estos baremos son: la cercanía. la flexibilidad y la automatización.
b. Otro criterio a tener en cuenta es qué tipo de producto poseo según la matriz Kraljic y así establecer diversas estrategias con los proveedores que garanticen la calidad y la estabilidad de la relación.
4.2 Criterios de evaluación.
Es necesario evaluar el desempeño de su actividad. Esta evaluación permitirá a la empresa saber si la selección ha sido acertada y si se cumplen las condiciones pactadas en la negociación.
La evaluación se hará de forma parcial (durante la prestación) o de forma global (al finalizar contrato).
Para la evaluación se tendrán en cuenta indicadores como: el precio, la reputación, los pedidos son errores, el cumplimiento de los plazos, que la mercancía cumpla con los estándares de calidad pactados y situaciones conflictivas.
A partir de la información numérica aportada por todos estos indicadores se pueden establecer relaciones por intervalos de acuerdo a baremos de importancia (Muy bueno, bueno, regular, malo)
Según la Real Academia Española de la lengua, la define como "una persona o una empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc."
De todo lo necesario, es lo que normalmente asociamos con existencias (pueden ser materias primas, productos semiterminados o productos terminados/mercaderias)
2. Tipos de proveedores
2.1. Diferencia entre compras y aprovisionamiento.
Se suele confundir la compra con el aprovisionamiento, pero debemos saber que este último abarca también el proceso de compra, las operaciones de gestión de la mercancía y su almacenamiento.
Los objetivos de ambos son distintos: primero, la gestión de compras busca proveedores competitivos; compra materiales de calidad; negocia condiciones, cierra tratos; homologa proveedores; y controla la calidad del producto.
Por otro lado, los objetivos de la gestión de aprovisionamiento son: calcula las necesidades de ese producto; minimiza la inversión; y establece un sistema de información eficiente.
2.2 Clasificación de las compras.
Las compras se clasifican en tres criterios: según la dinámica de la actividad; según el producto; y según el servicio.
Comencemos según el criterio de la dinámica:
- Compras esporádicas y en menor cantidad
- Compras anticipadas ante la previsión de un aumento de la demanda o de una subida de precios.
- Compras destinadas a adquirir el stock necesario para el proceso productivo o comercial de la empresa.
- Compras que correspondan a demanda estacional o cíclica.
- Compras urgentes para evitar roturas de stock ante aumentos inesperados de la demanda.
- Compras llamadas oportunistas debido a su intención de aprovechar ofertas de precios bajos o condiciones excepcionales.
Seguimos con el criterio del producto:
- Compras según el tipo de producto, esto es: materias primas, productos semiterminados, productos terminados o componentes.
- Compras para reducir los costes del transporte, las compras se organizan por zonas geográficas.
- Compras dependiendo de la rotación del producto.
- Compras según la naturaleza del producto, esto es: si el sólido, líquido o gaseoso.
- Compras de productos si se destina a reabastecer el stock, se debe establecer un sistema de reaprovisionamiento que evite roturas.
- Compras según el método ABC.
Y terminamos con el criterio de según el servicio que se adquiere, puede ser:
- Si es un Servicio Profesional o Personal (gestorías, fontaneros, etc)
- Si es un Servicio Financiero (entidades bancarias, crediticias o aseguradoras)
- Si es un Servicio de Transporte marítimo, aéreo o terrestre.
2.3 Tipos de productos. La matriz de Kraljic (1983)
La Matriz de Kraljic de Peter Kraljic fue descrita por primera vez en el artículo Purchasing must become Supply Management en la edición de Septiembre -Octubre de 1983 de la revista Harvard Business Review.
La matriz de Kraljic se puede utilizar para analizar la cartera de compras de una empresa y se basa en dos dimensiones para clasificar los materiales o componentes comprados de una empresa
Estas dimensiones son: La importancia de la compra y La compledidad del mercado de proveedores.
Ahora describiré cada producto según esta matriz:
1. Productos rutinarios: Productos con bajo impacto económico y escaso riesgo de suministro. Normalmente la estrategia que se sigue con estos productos es reducir las referencias y descentralizar las compras
2. Productos cuello de botella: Tienen escaso Impacto económico en los resultados, pero son importantes en el proceso productivo y cuentan con pocos proveedores. La estrategia es garantizar el suministro.
3. Productos Palanca o Apalancados: Productos con alto impacto en el proceso productivo de la empresa y con una oferta en el mercado. La estrategia se basa en manejar alternativas para conseguir buenos precios.
4. Productos estratégicos: Productos cruciales para el desempeño de la actividad de la empresa, con alto impacto en los resultados y elevada complejidad en su suministro. Conviene planificar con detalle la estrategia de compras y plantearse asociaciones para asegurar su abastecimiento a largo plazo.
3. Búsqueda de proveedores
3.1. Solicitud de ofertas.
El primer contacto que entabla una empresa con un proveedor suele ser para solicitar información y precios de los productos o servicios que necesita. Esto se puede hacer de diferentes maneras:
- Solicitud de oferta directa: redactando una solicitud B2B reflejando información personal, con un lenguaje formal, estructurando bien el mensaje, un buen cuerpo y finalizando con una adecuada despedida, junto a la firma.
- Cuando se asiste a una feria comercial, bien sea como expositor o como visitante, es importante recabar información sobre los asistentes con anterioridad y establecer contacto vía correo electrónico para presentarse e informar de la asistencia.
- De manera habitual, los empresarios se agrupan en sindicatos o federaciones para beneficiarse de información, servicios y proveedores a cambio de una cuota periódica.
- A través de las Cámaras de Comercio e Industria, donde prestan servicios de asesoría y consultoría a empresas para desarrollar sus negocios; ofrecen contactos de proveedores; conciertan reuniones, visitas comerciales y misiones comerciales, y organizan ferias, principalmente.
3.2 Medios de solicitud de ofertas.
Gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, las empresas pueden reducir el proceso de búsqueda de proveedores a unas horas para conseguir la oferta óptima o el contacto correcto.
Estos son:
- Correo electrónico: se redactará de la misma forma que la carta comercial. Permite adjuntar documentos o hipervínculos.
- Los Directorios de empresas disponen de listados de proveedores por sectores de actividad, producto o zona geográfica. (E-Informa, Hotfrog, Vulka, entre otros)
- Los comparadores web como Rastreator, Twenga Komparing.
- Presupuestos online como el portal Quotatis.
4. Selección y evaluación de proveedores
El departamento de compras, antes de iniciar la selección de proveedores, debe considerar la información de los distintos departamentos de la empresa involucrados en esta decisión.
Una vez analizada toda esta información, se establecen los criterios de selección que regirán la toma de decisiones.
4.1 Criterios de selección
La empresa debe establecer una serie de factores en orden de importancia para tomar la mejor decisión y asumir el menor riesgo posible.
Factores como el precio, los descuentos, los gastos de transporte, el plazo de entrega, el plazo de pago, calidad de los productos y el nivel de solvencia.
a. La empresa debe tener baremos de importancia de unos criterios sobre otros. Estos baremos son: la cercanía. la flexibilidad y la automatización.
b. Otro criterio a tener en cuenta es qué tipo de producto poseo según la matriz Kraljic y así establecer diversas estrategias con los proveedores que garanticen la calidad y la estabilidad de la relación.
4.2 Criterios de evaluación.
Es necesario evaluar el desempeño de su actividad. Esta evaluación permitirá a la empresa saber si la selección ha sido acertada y si se cumplen las condiciones pactadas en la negociación.
La evaluación se hará de forma parcial (durante la prestación) o de forma global (al finalizar contrato).
Para la evaluación se tendrán en cuenta indicadores como: el precio, la reputación, los pedidos son errores, el cumplimiento de los plazos, que la mercancía cumpla con los estándares de calidad pactados y situaciones conflictivas.
A partir de la información numérica aportada por todos estos indicadores se pueden establecer relaciones por intervalos de acuerdo a baremos de importancia (Muy bueno, bueno, regular, malo)
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